Coface garanterar en smidig internationell handel

Personuppgiftslagring i samband med jobbansökan

1. Inledning
Detta meddelande beskriver de åtgärder Coface Sverige Services AB och den svenska filialen till Compagnie Française d’assurance pour le Commerce Extérieur (nedan kallat ”Coface”) vidtar för att skydda de personuppgifter inhämtas i samband med er jobbansäkan.
Vi satsar helhjärtat på att skydda de personuppgifter vi behandlar om dig i enlighet med dataskyddsprinciperna i Dataskyddsförordningen (”GDPR”). Detta meddelande avser alla personuppgifter som lagras av Coface, vare sig de hanteras elektroniskt eller i ett strukturerat arkiv, t.ex. en personakt som en del av ett arkiv.
Vår hantering kan komma att ändras från tid till annan. Ändringar kommer att läggas ut i form av ett nytt meddelande på vår hemsida och ändringar börjar gälla snarast efter offentliggörandet.
 
2. Personuppgiftsansvarigas identitet
De gemensamma personuppgiftsansvariga för behandling av dina personuppgifter är:
a) Coface Sverige Services AB, med adress Kungsgatan 30, 111 35 Stockholm,  organisationsnummer 556590-0429
b) Compagnie française d’assurance pour le commerce extérieur, filial i Sverige med adress Kungsgatan 30, 111 35 Stockholm,  organisationsnummer 516408-1688
Personuppgiftsansvarig för dina uppgifter är det förtag som söker tjänsten och/eller anställer dig.
Vår koncerns dataskyddsombud är:Franck Marzilli (coface_dpo@coface.com)
 
 
3. Vilka uppgifter samlar Coface in?
Coface kommer att lagra en rad uppgifter om dig. Detta omfattar följande:
-        Ditt namn, din adress och dina kontaktuppgifter, inklusive e-postadress och telefonnummer.
 
-        Uppgifter om dina kvalifikationer, kunskaper, din erfarenhet och anställningshistorik.
 
-        Information om din nuvarande ersättningsnivå, inklusive förmånsrättigheter.
-        Huruvida du har någon funktionsnedsättning som kräver rimliga anpassningar av organisationen under rekryteringsprocessen och när/om du skulle erbjudas anställning.
 
-        Uppgifter om psykologisk profil.
 
-        Information om din könstillhörighet och ålder för att övervaka jämlika möjligheter under rekryteringsprocessen.
 
-        Information om din rätt att arbeta i Sverige.
 
 
4. Vilka källor använder vi för insamling av uppgifter om dig?
Vi kan samla in uppgifter på en rad olika sätt. Exempelvis kan uppgifter finnas i elektroniska ansökningsformulär, cv:n eller meritförteckningar. De kan hämtas från ditt pass eller andra identitetshandlingar, eller samlas in via intervjuer eller andra bedömningar.
Vi kan också samla in personuppgifter om dig genom cv:n eller meritförteckningar via rekryteringskonsulter. När vi samarbetar med rekryteringsbyråer ombeds de att godkänna vårt GDPR-dokument och vidta åtgärder för att se till att de har samlat in och överfört dina uppgifter till oss på ett korrekt sätt samt att du är medveten om vårt integritetsdokument och rättigheter.
Vi kan också att komma samla in personuppgifter om dig från tredje parter, t.ex. referenser från tidigare arbetsgivare, information från leverantörer av bakgrundskontroll vid anställning. Vi kommer att söka information från tredje parter endast efter att du har erbjudits anställning och kommer då att meddela dig att det görs.
Personuppgifterna (och däribland dina ansökningshandlingar) kommer att lagras i Coface IT-system med begränsad tillgång. Dessa uppgifter kommer att lagras i Sverige och Frankrike där vi har våra huvudkontor.
 
 
5. Varför behandlas personuppgifter av Coface?
Inom organisationen behöver vi behandla personuppgifter för att vidta åtgärder på din begäran innan vi ingår ett avtal med dig. Vi kan också behöva behandla dina personuppgifter för att ingå ett avtal med dig.
I vissa fall behöver personuppgifter behandlas i organisationen för att säkerställa att dess rättsliga skyldigheter följs. Detta inbegriper att genomföra utökade bakgrundskontroller. För vissa roller kommer vi att söka information om noteringar i kriminalregister. När den informationen söks är det för att säkerställa att potentiella anställda inte har dömts för brott som skulle vara oförenliga med att arbeta med finansiella tjänster.
För organisationen finns berättigat intresse av att behandla personuppgifter under rekryteringsprocessen och för att dokumentera processen. Vi kan också behöva behandla jobbsökandes personuppgifter för att motsvara och skydda mot rättsliga krav.
Vi kan behandla särskilda kategorier av personuppgifter, t.ex. information om etniskt ursprung, sexuell läggning, religion eller övertygelse, för att övervaka rekryteringsstatistik och säkerställa att våra processer och förfaranden inte diskriminerar kandidater på grund av kön, etnicitet eller funktionsnedsättning. Vi kan också samla in uppgifter om huruvida sökande har funktionsnedsättning för att göra rimliga anpassningar för de kandidaterna.
Fullständig information om vilka personuppgifter som samlas in och den rättsliga grunden finns i Bilaga 1.
Om din ansökan inte leder till anställning kan dina personuppgifter behållas av organisationen i en akt för den händelse det kommer en framtida anställning du är lämpad för. Dina personuppgifter kommer också automatiskt att nyttjas om ni söker en annan tjänst hos Coface. Du kommer då att kunna granska och redigera uppgifterna före nyttjandet och vi kommer att be om samtycke innan dina uppgifter behålles för detta ändamål. Du kan återkalla ditt samtycke när som helst.
 
 
6. Vem har åtkomst till personuppgifter?
Dina uppgifter kan komma att delas internt för rekryteringsförfarandet. Detta omfattar medlemmar i HR- och rekryteringsteamet, intervjuare som deltar i rekryteringsprocessen, chefer inom det verksamhetsområde som har en vakans och intern IT-personal, om åtkomst till uppgifterna är nödvändig för att de ska kunna utföra sina arbetsuppgifter.
Som en del av ansökningsprocessen kan du bli ombedd att genomföra ett test. Då kommer ditt namn och din e-postadress att delas med vår tredjepartsleverantör för att administrera testet. De överför inte personuppgifterna utanför EES.
Dina personuppgifter kan överföras utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) ifall dina tidigare arbetsgivare fanns utanför EES.
 
 
7. Hur skyddas personuppgifter inom organisationen?
Inom organisationen fästs stor vikt vid att skydda dina personuppgifter. Det finns interna policyer och kontroller för att säkerställa att dina personuppgifter inte förloras, oavsiktligt förstörs, missbrukas eller avslöjas och att de inte är åtkomliga för någon annan än våra anställda när de utför sina arbetsuppgifter på korrekt sätt.
 
 
8. Hur länge sparas personuppgifterna i organisationen?
Om din jobbansökan inte leder till en anställning arkiveras dina personuppgifter under 12 månader efter att den aktuella rekryteringsprocessen är avslutad. Om du genom ett särskilt samtycke godkänner att dina personuppgifter sparas i organisationens arkiv stannar dina uppgifter kvar i arkivet i ytterligare 12 månader, med tanke på framtida anställningsmöjligheter. När den perioden är över (eller så snart du återkallar ditt samtycke) tas dina personuppgifter bort.
Om din jobbansökan leder till en anställning överförs de personuppgifter som samlats in under rekryteringsprocessen till din personalakt och sparas så länge du är anställd. De tidsperioder under vilka dina personuppgifter sparas får du besked om i ett nytt integritetsmeddelande.
 
 
9. Dina rättigheter
Som registrerad har du ett antal rättigheter som du kan utöva. Du kan:
-        på begäran få en kopia på dina personuppgifter
 
-        begära att felaktiga eller inkompletta uppgifter ändras av organisationen
 
-        begära att dina personuppgifter raderas eller slutar behandlas, t.ex. om personuppgifterna inte längre behövs för ändamålet med behandlingen
 
-        begära att de personuppgifter som du har lämnat överförs i ett maskinläsbart format (”dataportabilitet”), i den omfattning denna rättighet är relevant i anställningssammanhanget
 
-        motsätta dig att dina personuppgifter behandlas när organisationens berättigade intressen åberopas eller om beslut om dig grundas enbart på automatiserad behandling, inklusive profilering.
Utövandet av dessa rättigheter är inte absolut och kan bli föremål för vissa villkor och undantag enligt GDPR. Om du skulle vilja utöva några av dessa rättigheter, kontakta vårt lokala personuppgiftsombud genom att skicka ett e-postmeddelande till personaldata@sweden.com.
Om du upplever att Coface inte har tagit hänsyn till dina dataskyddsrättigheter kan du framföra klagomål till Datainspektionen, https://www.datainspektionen.se/
 
 
10. Vad händer om du inte lämnar personuppgifter?
Du har inga lagstadgade eller avtalsenliga skyldigheter att lämna personuppgifter till organisationen under rekryteringsprocessen. Men om du inte lämnar uppgifterna kan din ansökan eventuellt inte behandlas korrekt av organisationen, eller inte alls. Den rättsliga grunden för att behandla de personuppgifter vi samlar in från dig beskrivs i Bilaga 1.
 
 
 
 
Bilaga 1
Personuppgiftslagring Coface Sverige jobbansökan
Sidans topp
  • Swedish