I dagens osäkra ekonomiska klimat kan en enda obetald faktura få stora konsekvenser. Den påverkar kassaflödet negativt och kan i värsta fall hota hela företagets överlevnad. Inkasso bör därför inte ses som en sista utväg – utan som ett strategiskt verktyg för att förebygga betalningsproblem och minska risken för kunders insolvens. Här delar vi med oss av våra bästa råd för att hantera obetalda fordringar – innan de utvecklas till förluster.
Längre kredittider, ökade betalningsförseningar och en växande mängd obetalda fakturor är verklighet för många företag idag. Att erbjuda kredit är fortfarande en vanlig affärspraxis globalt – och med goda skäl: B2B-krediter är en av de viktigaste finansieringskällorna för handel. Men det finns risker. Hela 85 % av företagen har idag obetalda fakturor, oavsett bransch eller storlek. Betalningsförsummelser ligger bakom 25 % av alla konkurser och påverkar både kassaflöde, lönsamhet och tillväxtmöjligheter. Det gör inkasso till en avgörande del av en sund kreditstrategi.
Automatisera betalningspåminnelser
En av de mest effektiva – och kostnadseffektiva – åtgärderna du kan vidta är att automatisera dina betalningspåminnelser. Det är enkelt och ger ofta snabba resultat. Skapa en rutin där du skickar en vänlig påminnelse via e-post eller telefon innan fakturan förfaller. I många fall räcker det med en enda påminnelse för att få betalt i tid.
Det är också ett effektivt sätt att stärka relationen med kunden och förebygga eventuella misstag eller förbiseenden från deras sida. Genom regelbunden uppföljning påminner du kunden om deras betalningsansvar och skapar en öppen och transparent kommunikation.
betonar Joanne Jarre, chef för inkassoavdelningen på Coface France
Dessa påminnelser spelar en viktig roll eftersom de:
- Ger insikt i kundens betalningsförmåga: Om en kund begär anstånd med betalningen kan det vara ett tecken på ekonomiska svårigheter. Det ger dig möjlighet att agera proaktivt med inkassoåtgärder och betalningsuppföljning.
- Identifierar fel eller oenigheter i tid: Regelbunden kontakt gör det lättare att upptäcka eventuella felaktigheter eller missförstånd innan de utvecklas till större konflikter. Det ökar chanserna att skulden regleras snabbt och smidigt.
Proaktivitet och beslutsamhet - nyckeln till effektiv inkassohantering
Även i ett tidigt och vänskapligt skede är det avgörande att agera snabbt och beslutsamt. Varje dag räknas, därför bör inkassoprocessen inledas omedelbart när en faktura förfaller. Att vänta kan försvåra indrivningen och öka risken för förlust.
Låt dig inte invaggas i falsk trygghet av goda affärsrelationer. Även de bästa kundrelationerna kan leda till betalningsförseningar om man inte är vaksam. Utan att äventyra det kommersiella samarbetet är det viktigt att ha en tydlig strategi för att identifiera och förebygga obetalda fakturor i ett tidigt skede.
säger Joanne Jarre.
Följ upp dina gäldenärer – kontinuitet ger resultat
Bara för att en kund har varit skyldig dig pengar i månader – eller till och med år – betyder det inte att betalning är utesluten! Tvärtom kan situationen förändras snabbt. Genom att hålla regelbunden kontakt, gärna med korta och frekventa uppdateringar, ökar du chanserna att få betalt. Ring upp dina gäldenärer för att följa upp deras ekonomiska situation och få en känsla för om och när betalning kan ske. Visa förståelse, men var samtidigt tydlig med dina förväntningar.
Även om gäldenären just nu saknar likviditet, kan nya intäkter vara på väg in – och då gäller det att vara den fordringsägare som står först i kön.
analyserar Joanne Jarre.
Samarbeta internt och erbjud lösningar!
I den vänskapliga fasen kan du söka stöd internt i företaget, till exempel genom att involvera den säljare som ansvarar för kunden.
Detta kan vara användbart eftersom säljaren kan ha olika insikter om kunden och dess prioriteringar, vilket hjälper dig att identifiera de personer som ansvarar för leverantörsbetalningar.
Joanne Jarre förklarar.
Alternativt kan du överväga andra förhandlingsverktyg:
- Ny order vs gammal skuld: utnyttja nya order från kunden för att säkra betalning av gammal skuld.
- Betalningsavtal: Erbjud kunden ett avtal och en betalningsplan för att säkra en uppgörelse i godo och betalning.
Underskatta aldrig vikten av dokumentation
Dokumentation är en ofta förbisedd men avgörande del av en effektiv inkassoprocess. Det handlar inte enbart om fakturor, utan om hela kedjan av bevis som styrker att en skuld är giltig. Leveransbekräftelser, arbetsrapporter och andra underlag är centrala för att säkerställa att fordran är korrekt och rättsligt hållbar.
En väl dokumenterad fordran minskar risken för tvister och ökar sannolikheten för en snabb och framgångsrik indrivning, särskilt vid förenklad verkställighet.
påpekar Joanne Jarre.
Var formell när situationen kräver det
Om kunden inte svarar på dina informella påminnelser är det dags att ta nästa steg – skicka ett formellt inkassokrav. I detta bör du tydligt ange att du avser att vidta rättsliga åtgärder, såsom att ansöka om betalningsföreläggande eller begära utmätning via Kronofogden, om skulden inte regleras inom angiven tid. Glöm inte att inkludera information om dröjsmålsränta.
Formella kravbrev har ofta stor effekt – de signalerar att du menar allvar och påminner kunden om deras juridiska skyldigheter. Om betalning fortfarande uteblir finns det flera alternativ att överväga: exempelvis ett förhandsmeddelande, ytterligare betalningspåminnelser, förenklad verkställighet via Kronofogden eller en förlikningsansökan – och i sista hand, stämning i tingsrätten. Dessa åtgärder är ofta mycket effektiva.
Det är också viktigt att all kommunikation med gäldenären dokumenteras skriftligen. Vid en eventuell rättsprocess kan även e-postmeddelanden användas som bevis för att styrka dina krav.
säger Joanne Jarre.
Vårt bästa råd: Låt experterna ta hand om inkassoprocessen
Som du märker kan intern hantering av inkasso vara både tidskrävande och komplicerad – ofta utan garanti för att du faktiskt får betalt. Ju äldre en skuld blir, desto svårare är den att driva in.
Coface är en global ledare inom kreditriskhantering, och våra inkassotjänster ökar dina chanser att få betalt avsevärt. Med över 200 lokala experter och 250 juridiska samarbetspartners hanterar vi fordringar i mer än 190 länder. Tack vare vår djupa kunskap om lokala marknader, lagstiftning och betalningspraxis fokuserar vi på lösningar i godo – så att du kan behålla en god relation med kunden.
En extra fördel? Du betalar endast när vi lyckas.
Upptäck våra inkassotjänster och kontakta våra experter redan idag.
