Att ha kontroll över kassaflödet innebär att ha en aktuell bild av företagets ekonomiska situation, kunna förutse likviditetsutmaningar innan de uppstår och fatta bättre beslut om investeringar och finansiering. Detta är en grundläggande förutsättning för god ekonomistyrning.
Ett företag kan redovisa vinst i bokslutet men ändå få betalningssvårigheter om det saknar tillgänglig likviditet. Denna till synes paradoxala situation beror på en grundläggande skillnad mellan redovisning och kassaflöde: Redovisningen registrerar intäkter och kostnader när de uppstår, oavsett när pengarna faktiskt kommer in eller betalas ut. Kassaflödet mäter däremot de faktiska in- och utbetalningarna och avgör därmed företagets förmåga att finansiera verksamheten, investera och uppfylla sina ekonomiska åtaganden.
Vad är kassaflöde?
Kassaflödet visar alla faktiska in- och utbetalningar i företaget under en viss period. Skillnaden mellan dessa, positiv eller negativ, visar förändringen i tillgänglig likviditet under perioden.
Kassaflöde är inte detsamma som årets resultat eller vinst. Resultatet innehåller poster som inte innebär faktiska betalningar, till exempel avskrivningar, nedskrivningar och avsättningar. Det tar heller inte hänsyn till skillnader i betalningstidpunkter.
Kassaflödet visar däremot vad som faktiskt har betalats in till och ut från företaget under perioden.
Hur beräknar man kassaflöde?
Det operativa kassaflödet, som är det viktigaste att följa upp i den dagliga verksamheten, kan beräknas på två sätt.
Direkt metod
Den direkta metoden innebär att man summerar alla faktiska inbetalningar och drar av alla faktiska utbetalningar under perioden, baserat på banktransaktioner eller kassaredovisning.
Operativt kassaflöde = Inbetalningar från verksamheten − Utbetalningar kopplade till verksamheten
Denna metod ger den mest konkreta bilden av de faktiska betalningsströmmarna. Den passar särskilt bra för små och medelstora företag som vill ha överblick över likviditeten på kort sikt eller upprätta kassaflödesprognoser.
Indirekt metod
Den indirekta metoden används ofta av redovisningskonsulter, revisorer och finansanalytiker. Den utgår från periodens resultat och justerar för poster som inte påverkar likviditeten samt förändringar i rörelsekapitalet.
Operativt kassaflöde = Årets resultat + Avskrivningar och avsättningar ± Vinster eller förluster vid försäljning av tillgångar ± Förändring i rörelsekapital
Denna metod lämpar sig väl i årsredovisningar och ledningsrapportering eftersom den kopplar kassaflödet till resultaträkningen och synliggör hur betalningstidpunkter påverkar likviditeten.
Förändringar i rörelsekapitalet spelar en central roll. Om kundfordringarna eller lagret ökar binds mer kapital upp, vilket minskar kassaflödet även om företaget redovisar goda resultat.
Fritt kassaflöde
Fritt kassaflöde (Free Cash Flow, FCF) är en nyckelindikator för investerare och långivare. Det visar hur mycket likviditet som återstår efter att nödvändiga investeringar har genomförts.
Fritt kassaflöde = Operativt kassaflöde − Investeringar
Ett positivt fritt kassaflöde innebär att företaget genererar mer likviditet än vad som krävs för att finansiera fortsatt tillväxt. Överskottet kan användas för att minska skulder, dela ut vinst eller bygga upp reserver.
Ett negativt fritt kassaflöde är inte nödvändigtvis problematiskt om företaget befinner sig i en investeringsfas, men det kräver en noggrann uppföljning av finansieringsbehovet.
Så analyserar och tolkar du kassaflödet
Så analyserar och tolkar du kassaflödet
Ett positivt operativt kassaflöde är ett minimikrav för ett finansiellt sunt företag. Det innebär att den löpande verksamheten genererar tillräckligt med kontanter för att bära sina egna kostnader.
Ett varaktigt negativt operativt kassaflöde tyder däremot på att företaget är beroende av extern finansiering, även om resultatet är positivt.
Analys av kassaflödet kan också avslöja typiska risksituationer. Ett företag med stark tillväxt kan uppleva att kassaflödet försämras eftersom behovet av rörelsekapital ökar. Försäljningen ökar, men kunderna betalar senare medan leverantörerna ska betalas löpande. Detta fenomen kallas ofta overtrading, där tillväxten skapar en oproportionerligt stor belastning på likviditeten.
Å andra sidan kan ett företag med låg tillväxt eller minskande marknadsandel visa positivt kassaflöde eftersom investeringarna är för låga.
Sambandet mellan operativt kassaflöde, investeringar och finansiering ger värdefulla insikter:
- Positivt operativt kassaflöde i kombination med stora investeringar kan vara ett tecken på effektiv verksamhet och framtida tillväxt.
- Positivt kassaflöde från finansieringsverksamheten som kompenserar för svag drift kan tyda på ett beroende av externt kapital.
- En samlad bedömning av alla kassaflöden ger en mer exakt bild av företagets finansiella motståndskraft.
Hur optimerar man kassaflödesstyrningen?
För att stärka kassaflödet behöver företaget arbeta systematiskt med kundfordringar, lager och leverantörsskulder samtidigt som det har goda prognoser och rutiner för likviditetsstyrning.
Få in betalningarna snabbare
Effektiv hantering av utestående kundfordringar är en av de viktigaste åtgärderna för att förbättra kassaflödet.
Rutiner som att:
- skicka fakturor snabbt
- följa upp förfallna fordringar systematiskt
- avtala om tydliga betalningsvillkor
- kräva förskottsbetalning vid större leveranser
- digitalisera faktureringsprocessen
kan avsevärt minska den genomsnittliga kredittiden.
Vid större finansieringsbehov kan lösningar som factoring bidra till att omvandla kundfordringar till tillgänglig likviditet snabbare.
Ha kontroll över utbetalningarna
God styrning av leverantörsbetalningar har också stor effekt på likviditeten.
Det kan vara lämpligt att:
- förhandla fram betalningsvillkor som är anpassade till verksamheten
- planera betalningar utifrån förfallodatum och likviditetsbehov
- undvika onödigt tidiga betalningar
På så sätt kan företaget minska belastningen på rörelsekapitalet utan att försämra relationerna till leverantörerna.
Planera framåt
En rullande likviditetsprognos på 8 till 13 veckor är ett effektivt verktyg för att upptäcka utmaningar i tid.
Den gör det möjligt att:
- identifiera framtida finansieringsbehov
- hantera säsongsvariationer
- planera större investeringar
- undvika förhastade beslut när likviditeten blir ansträngd
God kassaflödesstyrning handlar både om att förstå riskerna och om att upptäcka varningssignaler i tid.
Vanliga frågor om kassaflöde
Vad är skillnaden mellan cash flow och kassaflöde?
Det finns ingen skillnad. "Cash flow" är den engelska termen medan "kassaflöde" är den svenska benämningen. Båda beskriver de faktiska in- och utbetalningarna i ett företag under en viss period.
Hur förbättrar man ett negativt kassaflöde?
Först måste orsaken identifieras:
- Beror det på svag löpande verksamhet?
- Stora investeringar?
- Betydande amorteringar eller andra finansiella åtaganden?
Åtgärderna beror på orsaken.
Vid svagt operativt kassaflöde kan relevanta åtgärder vara:
- snabbare indrivning av kundfordringar
- minskad kapitalbindning i lager
- omförhandling av betalningsvillkor med leverantörer
Om orsaken är stora investeringar behöver finansieringsstrukturen ses över.
Hur ofta bör kassaflödet analyseras?
Frekvensen bör anpassas efter företagets storlek och ekonomiska situation.
För små och medelstora företag är det normalt att:
- följa upp in- och utbetalningar veckovis
- uppdatera likviditetsprognosen månadsvis
Större företag övervakar ofta likviditeten dagligen och uppdaterar prognoserna veckovis eller oftare vid behov.
Vilka verktyg kan användas för att följa upp kassaflödet?
För mindre företag kan ett välstrukturerat Excel-kalkylblad vara tillräckligt.
Många ERP- och ekonomisystem har också inbyggda moduler för kassaflödesstyrning. Större företag använder ofta specialiserade lösningar som erbjuder automatiserad uppföljning och integration med banker.
Det viktigaste är inte vilket verktyg som används, utan att det uppdateras regelbundet och bygger på tillförlitliga data.
Vilka typer av kassaflöde finns det?
Kassaflödesanalysen skiljer vanligtvis mellan tre huvudkategorier:
- Kassaflöde från den löpande verksamheten
In- och utbetalningar kopplade till den dagliga verksamheten, såsom försäljning, varuinköp, löner och skatter. - Kassaflöde från investeringsverksamheten
Köp och försäljning av anläggningstillgångar, immateriella tillgångar och andra långsiktiga investeringar. - Kassaflöde från finansieringsverksamheten
Upptagande och återbetalning av lån, kapitaltillskott och utdelningar.
Hur kan ett företag gå med vinst men ändå ha negativt kassaflöde?
Tänk dig att ett företag fakturerar 1 miljon kronor i december med 60 dagars betalningstid. Intäkten redovisas samma år och förbättrar resultatet. Betalningen kommer dock först i februari året därpå.
Samtidigt måste företaget betala leverantörer, löner och andra kostnader långt innan pengarna kommer in. Skillnaden mellan redovisat resultat och faktiska inbetalningar kan därför skapa betydande likviditetsutmaningar, även i företag som framstår som lönsamma.
Varför är kreditrisk en viktig orsak till försämrat kassaflöde?
Uteblivna kundbetalningar påverkar inte bara resultatet. De minskar också omedelbart den likviditet som företaget har planerat utifrån.
Därför är god företagsinformation, kreditbedömning av kunder och löpande riskövervakning viktiga åtgärder för att skydda kassaflödet.
Kreditförsäkring ger ett extra skydd genom att täcka förluster vid utebliven betalning, stödja inkassoarbetet och bidra till ett mer förutsägbart kassaflöde.