Årets sista finansiella sprint närmar sig med stormsteg, och varje dag räknas när det gäller att få in dina pengar. Med Cofaces expertis och insikter från våra kunder får du råd om hur du kan minska förluster, få kontroll över dina förfallna fordringar, mobilisera dina team och utnyttja digitala lösningar för inkasso – så att du säkerställer ditt kassaflöde före den 31 december.
Varför åldersfördelning är ett strategiskt verktyg för bättre kassaflöde
När ekonomin går dåligt, med ökade förluster, fler sena betalningar och fler företag som går i konkurs, måste företag fokusera extra mycket på att skydda sitt kassaflöde och hantera sina affärsrisker på ett effektivare sätt.
Visste du att 25 % av alla konkurser beror på obetalda fordringar? Det är därför avgörande för beslutsfattare att ha bra inkassoprocedurer på plats. Bakom många obetalda fakturor ligger dålig användning av ett viktigt verktyg: åldersfördelning. Detta verktyg ger en tydlig och dynamisk översikt över framtida betalningar, med detaljer om utestående fordringar, belopp och förfallodatum.
Åldersanalysen används ofta enbart som ett verktyg för periodiska översikter, men den utgör i själva verket en viktig indikator på företagets kassaflödesstyrka och därmed dess finansiella hälsa. Analysen ger en snabb överblick över kunder med potentiella betalningssvårigheter samt vilka leverantörsbetalningar som bör prioriteras.
Regelbundna granskningar varnar tidigt för sena betalningar, vilket hjälper dig att planera likviditet, fatta bra beslut och sköta inkasso. Utan detta riskerar företaget att bli instabilt.
Åldersfördelningen är motorns hjärta: om pengarna inte kommer in som förväntat kan det snabbt skapa likviditetsproblem och göra det svårt att uppfylla dina egna åtaganden. Det är vad vi kallar dominoeffekten!
Nathalie Paris, chef för skadereglering och inkasso, Coface Frankrike, Europa och Västafrika.
Åldersfördelning och betalningsförseningar: vad du behöver hålla koll på
Att rensa upp åldersfördelningen kräver struktur och tydliga processer. Det handlar inte bara om att identifiera förseningar, utan också om att förstå orsaken och konsekvenserna.
Se till att varje skuld är riktig och förfallen. Granska fakturor, dokument och kommunikation noggrant. Leta efter tvister, fel eller dubbletter. Ett företag missade nästan en miljon pund på grund av ett faktureringsfel som hade kunnat upptäckas vid regelbunden uppföljning.
När fordringarna har bekräftats, prioritera inkassåtgärder. Det mest effektiva tillvägagångssättet är att börja med de äldsta och största beloppen, som har störst inverkan på kassaflödet. Dela in dem i tre kategorier:
- Förfallna sedan mer än 30 dagar (D+30)
- Förfallna i mer än 60 dagar (D+60)
- Förfallna i mer än 90 dagar (D+90)
Om du upptäcker en betydande volym fakturor som är mer än 90 dagar förfallna är det nödvändigt att skapa en handlingsplan. Om dessa skuldförpliktelser utgör mer än 10 % av det förfallna saldot måste du agera snabbt. Och om de överstiger 15 % blir det brådskande att hitta lösningar för inkasso och skydd mot obetalda fakturor.
- Rachid Aoulad Hadj, försäljningschef för inkassotjänster, Coface Frankrike, Europa och Västafrika.
Övervakningen av åldersfördelningen måste baseras på tydliga varningssignaler som gör det möjligt att vidta snabba åtgärder:
- Minskning av inkassograden
- Förändringar i kontaktpersoner
- Förhandlingar om betalningsplaner
- Uteblivna svar på förfrågningar och påminnelser
- Ökning av antalet klagomål
Dessa "kvalitativa" signaler måste kompletteras med "kvantitativa" indikatorer, som övervakas med hjälp av instrumentpaneler och nyckeltal som DSO (Days Sales Outstanding) eller CEI (Collection Effectiveness Index), som mäter din faktiska förmåga att inkassera pengar. Om CEI, som normalt ligger på omkring 90 %, sjunker i dina vecko- eller månadsmätningar är detta ett starkt varningssignal. När dessa indikatorer övervakas systematiskt kan du förutse problem, justera betalningsvillkor, organisera inkassåtgärder eller överväga kreditförsäkring.
Tidiga påminnelser, systematisk registrering av orsaker till obetalda fakturor och samarbete: snabba vinster
För att öka betalningarna är ett förebyggande påminnelsesystem mycket effektivt. Avkastningen på dessa åtgärder beror på din organisation: systemet måste baseras på tydliga processer som alla följer. Påminnelser som skickas före förfallodagen gör det möjligt att identifiera tvister tidigt, säkra kassaflödet och undvika blockeringar i slutet av året.
Anpassa påminnelserna efter kundens profil: vissa uppskattar tidiga påminnelser, andra inte. Paradoxalt nog är det oftast de som motsätter sig förhandspåminnelser som betalar i tid. Denna skräddarsydda strategi gör det möjligt att anpassa påminnelseprocessen för att säkra kassaflödet och samtidigt bevara den kommersiella relationen. Det är därför viktigt att registrera orsakerna till obetalda fakturor (prisproblem, saknade varor, leveransfel etc.) för att bättre kunna rikta in korrigerande åtgärder, men också för att mobilisera andra avdelningar i företaget för att lösa kommersiella tvister.
Framgången för din inkassostrategi beror inte enbart på ekonomiavdelningen. Det är viktigt att försäljnings-, kundtjänst- och logistikavdelningarna involveras: alla som har kontakt med kunden kan bidra till att undanröja hinder för betalning.
Du bör inte vänta till förfallodagen med att skicka en påminnelse och först då upptäcka en tvist. Det kan ta månader eller ännu längre tid att lösa.
"Genom uppföljningsåtgärder och ett system för registrering av obetalda fakturor kan du bättre kvalificera och rensa upp åldersfördelningen och till exempel starta en intern kommunikationskampanj för att snabbt lösa en tvist, med målet att få in pengarna så snabbt som möjligt." –
Farah Anezot, kreditchef, JJA Group.
Digital inkasso och outsourcing: nyckeln till bättre resultat
Automatisering och digitalisering förändrar sättet vi hanterar kundfordringar på. ERP, CRM, kreditvärderingslösningar... Ekosystemet för inkasso utvecklas snabbt, och digitala verktyg är nu oumbärliga för att säkerställa datakvalitet, automatisera rutinuppgifter och ge en detaljerad, omfattande översikt över företagets finansiella situation:
- ERP (Enterprise Resource Planning) gör det möjligt att centralisera finansiella flöden, automatisera betalningspåminnelser och automatiskt sortera fordringar efter ålder.
- CRM (Customer Relationship Management) ger insikt i kundens situation innan du tar kontakt.
- Scoringlösningar hjälper dig att bedöma dina motparters finansiella hälsa och prioritera inkassearbetet mot de mest solventa kunderna.
- Samarbetsverktyg, såsom plattformar för tvistlösning, förenklar informationsflödet och bidrar till snabb problemlösning.
Erfarenheterna från JJA Group, som nyligen började använda det digitala inkassoverktyget MyDSO, visar hur stora effektivitetsvinster som kan uppnås genom digitalisering och automatisering av inkassoprocessen.
Resultaten talar för sig själva: företaget har ökat sin inkassograden från 80 % till 90 % på (bara!) ett år. Utöver den operativa prestandan frigör dessa verktyg också tid för mer värdeskapande aktiviteter och förbättrar kvaliteten på kundrelationerna.
Den tid som tidigare ägnades åt manuella uppgifter används nu för att bygga relationer. Du utvecklar en mycket starkare relation med dina affärspartners.
- Farah Anezot, kreditchef på JJA Group.
När interna åtgärder inte räcker kan det vara en lösning att anlita en professionell inkassotjänst – särskilt för stora, komplexa eller internationella portföljer. En erkänd tredje parts expertis kan också ha en omedelbar psykologisk effekt på gäldenärerna.
Genom att anförtro inkassot till en professionell aktör som Coface kan du återfå prioritet i gäldenärens betalningsbeslut, samtidigt som du kan fortsätta att fokusera på din egen verksamhet.
- Rachid Aoulad Hadj, försäljningschef för inkasso hos Coface Frankrike, Europa och Västafrika.
Slutligen kommer en proaktiv hantering av utestående fordringar att stärka företagets trovärdighet hos finansiella partner. De kommer att vara mer villiga att ge dig finansiering eller garantier – även i tider av ekonomisk turbulens.
Börja nu
Årets slut närmar sig och varje dag räknas. Låt inte obetalda fordringar och åldrande fordringar bromsa din tillväxt:
Kontakta oss för en behovsanalys och upptäck våra kreditförsäkrings- och inkassolösningar – skräddarsydda för din bransch och region.
